Política de tratamiento de datos

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

La siguiente política de tratamiento de datos personales, ha sido elaborada de conformidad con lo dispuesto en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y demás normas concordantes que regulen la protección de datos personales, y será aplicada por MINERA GUAYAQUIL S.A.S., con el fin de regular todo lo referente a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, cesión y demás actividades que constituyan el tratamiento de datos personales.

I. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Será responsable del tratamiento de los datos personales suministrados y tratados de acuerdo a las finalidades que posteriormente serán definidas, la sociedad MINERA GUAYAQUIL S.A.S., en adelante LA COMPAÑÍA, identificada con NIT 900 639 614 – 0, cuyo domicilio social principal se encuentra ubicado en la Carrera 43 B # 14-51 oficina 301, en la ciudad de Medellín – Antioquia y correo electrónico contacto@mineraguayaquil.com

II. PRINCIPIOS RECTORES

Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos. El Tratamiento es una actividad reglada, razón por la cual LA COMPAÑÍA se sujeta a las disposiciones normativas establecidas para la materia.

Principio de finalidad. Los datos personales administrados por LA COMPAÑÍA, tienen finalidades específicas y definidas, las cuáles son informadas a través de la presente Política de Tratamiento de Datos y, en todo caso, al inicio de la relación comercial y/o de servicios que se contrate.

Principio de acceso y circulación restringida. El tratamiento de datos se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones legales y la Constitución, razón por la cual sólo se realiza por personas autorizadas por el titular y/o por terceros autorizados.

Principio de temporalidad de la información. La información del titular no podrá ser suministrada a usuarios o terceros cuando deje de servir para la finalidad del banco de datos.

Principio de seguridad. La información sujeta a tratamiento será manejada implementando las medidas técnicas que sean necesarias para garantizar la seguridad de los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad. Todas las personas que intervienen en el tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, se encuentran obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento de datos.

Principio de libertad. El tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, será realizado con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad de los registros o datos. La información contenida en los bancos de datos debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el registro y divulgación de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

III. DERECHOS DE LOS TITULARES DELA INFORMACIÓN

Los titulares de la información recopilada por LA COMPAÑÍA, de manera directa o a través de sus representantes, apoderados y/o causahabientes, podrán ejercer los derechos descritos a continuación:

Derecho de conocimiento: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el poder de LA COMPAÑÍA para efectos de consultarlos, cada vez que lo consideren pertinente, o cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Derecho de actualización: El titular de la información tiene derecho a actualizar sus datos personales cuando estos sean parciales, fraccionados o incompletos.

Derecho de rectificación: El titular de la información tiene derecho a rectificar sus datos personales cuando aquellos son inexactos o induzcan a error.

Derecho de supresión o revocación: El titular de la información podrá revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. No procederá la revocatoria cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanencia en la base de datos.

Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento.

Derecho a ser informado: respecto del uso del dato personal.

Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.

IV.  CARACTERIZACIÓN DE BASE DE DATOS

Los datos personales suministrados a LA COMPAÑÍA, y sobre los cuales se realizará el tratamiento teniendo en cuenta lo establecido en la presente política, se han agrupado y caracterizado en las siguientes bases de datos:

  • Accionistas: Son aquellas personas que figuran como accionistas de la sociedad LA COMPAÑÍA.
  • Empleados aspirantes, y/o prestadores de servicio: Son aquellos que se encuentran o se encontraron vinculados a través de un contrato de trabajo o de prestación de servicios, directamente con la sociedad LA COMPAÑÍA
  • Proveedores y contratistas: Son las sociedades y/o personas naturales encargadas de proveer productos y/o servicios para el adecuado desarrollo del objeto social de LA COMPAÑÍA
  • Clientes: Son las sociedades y/o personas naturales a quienes LA COMPAÑÍA, en desarrollo de su objeto social, provee productos y/o servicios.
  • Canales electrónicos: Son los datos de las personas que se registran a través de la página web o correo electrónicos.

V.  FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Los datos personales por usted proporcionados a LA COMPAÑÍA, se almacenarán en nuestras bases de datos y serán utilizados para alguna (s) de las siguientes finalidades:

Accionistas.

  • Ejecutar la relación societaria existente.
  • Ejercer el derecho de inspección.
  • Enviar citación a las juntas ordinarias y extraordinarias de accionistas.
  • Enviar información a las entidades administrativas que las soliciten.
  • Enviar información de pago de dividendos.
  • Enviar invitaciones a eventos.
  • Transferir y/o Compartir sus datos personales con empresas filiales, vinculadas, o subordinadas y/o terceros colaboradores, en el evento que dichas compañías requieran la información para efectos societarios y/o desarrollo de eventos de los cuáles serán partícipes los accionistas.

Empleados, aspirantes y/o prestadores de servicio.

  • Almacenar la información suministrada a través de la hoja de vida, o recolectada en el desarrollo del proceso de selección del cual soy partícipe.
  • Desarrollar procesos de preselección, aplicación de pruebas psicotécnicas, entrevistas, visitas domiciliarias, toma de fotografías y demás que se consideren necesarios para una posible vinculación laboral o de prestación de servicios por parte de LA COMPAÑÍA.
  • Desarrollar el proceso de selección y vinculación laboral y/o de prestación de servicios, dar cumplimiento a la relación contractual existente, realizar los trámites necesarios para la ejecución y terminación de la relación laboral.
  • Enviar notificaciones para la aplicación de exámenes médico – ocupacionales.
  • Realizar los procesos de afiliación a la seguridad social propia, del cónyuge, los hijos y/o los padres que deseen incluir como beneficiarios.
  • Atender procesos de auditoría interna o externa.
  • Transferir y/o compartir sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, aliadas o subordinadas de LA COMPAÑÍA y/o terceros colaboradores, en el caso de que lo requieran para efectos contractuales y con el fin de potenciar las habilidades de los empleados a través del desarrollo de cursos, capacitaciones, talleres, entre otros similares.
  • Enviar o notificar, a través cualquier medio de comunicación físico y/o digital, circulares, memorandos, programación de actividades laborales, de seguridad y salud en el trabajo o de bienestar, entre otras relacionadas con el vínculo contractual existente y el desarrollo del objeto social de LA COMPAÑÍA.
  • Realizar referenciaciones laborales solicitadas por terceras personas, con relación al desarrollo del vínculo contractual sostenido con LA COMPAÑÍA.
  • Almacenar la información en el archivo histórico, por el término legal y reglamentario que sea requerido.

Proveedores y contratistas.

  • Ejecutar la relación contractual existente.
  • Desarrollar la gestión contable y financiera, además de funciones administrativas y/u operativas.
  • Contactar y contratar nuevos servicios y/o compra de productos que LA COMPAÑÍA requiera para el normal desarrollo de su objeto social, funciones administrativas y/u operativas.
  • Transferir y/o compartir sus datos personales con empresas filiales, vinculadas, aliadas, controlantes, administradas o subordinadas de LA COMPAÑÍA y/o terceros colaboradores.
  • Realizar los referenciaciones comerciales que LA COMPAÑÍA., considere pertinentes para el sostenimiento, expansión y/o crecimiento de la sociedad.

Clientes.

  • Ejecutar la relación contractual existente.
  • Desarrollar la gestión contable y financiera, además de funciones administrativas y/u operativas.
  • Brindar información sobre los productos y servicios conexos a estos, o sobre cambios que se presenten en los mismos.
  • Proveer los productos y/o servicios conexos requeridos.
  • Evaluar la calidad del producto y del servicio que se ofrece conexo a este.
  • Realizar análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros y demás que conciernan al objeto social de LA COMPAÑÍA.
  • Enviar a través de cualquier medio de comunicación física o digital, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y servicios conexos que se ofrecen, eventos y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por LA COMPAÑÍA y/o por sus delegados.
  • Consultar información crediticia/financiera y realizar reporte ante las centrales de riesgos que LA COMPAÑÍA considere pertinentes, para la vinculación como cliente, otorgamiento de créditos, referenciaciones y/o reporte de comportamiento y/o incumplimiento en los pagos, tales como Cifín, Datacrédito y Procrédito.
  • Transferir, transmitir o ceder la base de datos a terceros, filiales y/o entidades de control y/o administración, con fines estadísticos, comerciales, estratégicos y financieros.
  • Realizar los referenciaciones comerciales que LA COMPAÑÍA., considere pertinentes para el sostenimiento, expansión y/o crecimiento de la sociedad.

Canales electrónicos.

  • Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación, cotizaciones, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y servicios conexos ofertados por LA COMPAÑÍA, así como información referente a campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por LA COMPAÑÍA y/o por sus delegados.
  • Realizar las visitas técnicas necesarias para atender los requerimientos del cliente potencial y presentar el portafolio de productos y servicios conexos de LA COMPAÑÍA.

VI.  TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y/O DE MENORES DE EDAD

Para el tratamiento de datos sensibles o datos cuyo titular sea un menor de edad, LA COMPAÑÍA, manifiesta que se desarrollaron medidas de seguridad necesarias para su protección y señala lo siguiente:

  • Datos sensibles: LA COMPAÑÍA da a conocer al titular de datos sensibles, que tiene derecho a optar por no proveer información sensible solicitada, vinculada, entre otros, con datos referentes a la vida sexual, religiosa, convicciones políticas, organizaciones sociales o de derechos humanos, la pertenencia a sindicatos, orígenes racial o étnico, datos biométricos o datos de salud mental y/o física, entre otros cuyo uso indebido puede generar su discriminación del titular de la información.
  • Datos de menores de edad: El suministro de los datos personales cuyo titular sea menor de edad es facultativo, y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.  LA COMPAÑÍA solamente usará, almacenará y realizará tratamiento de datos personales de menores de edad que sean descendientes o que dependan o estén a cargo de los accionistas, empleados o contratistas, u ostenten derechos emanados de la filiación con alguno de ellos, siempre que sean de naturaleza pública. La finalidad de dicho tratamiento será únicamente la de planear y realizar actividades relacionadas con el bienestar personal y familiar de los socios, empleados y menores, y para tramitar afiliaciones como beneficiarios al sistema general de seguridad social. Para tales efectos, LA COMPAÑÍA tendrá en cuenta el respeto y prevalencia de los derechos de los menores, su interés superior y sus derechos fundamentales.

VII. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS

  • Comunicarse con LA COMPAÑÍA, a través de alguno de los siguientes canales de atención:
  • Dirección: Carrera 43 B # 14-51 oficina 301.
  • Correo electrónico: contacto@mineraguayaquil.com
  • Teléfono: (57) (034) 3220238
  • Solicitar y diligenciar el formulario de Consultas, Actualizaciones, Reclamaciones o Supresiones – C.A.R.S.
  • Radicar el formulario debidamente diligenciado y firmado por el titular de la información, sus representantes, apoderados y/o causahabientes debidamente certificados.

Parágrafo: En todos los casos se deberá indicar la siguiente información: Nombre e identificación del Titular, los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer en caso de que los hubiere, la dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite y una descripción precisa y completa de los hechos que originan el trámite.

  • TÉRMINOS PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, ACTUALIZACIONES, RECLAMOS Y/O SUPRESIONES – C.A.R.S.

Consultas y actualizaciones: Se resolverán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado con dos (2) días hábiles previos al vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos: Si se evidencia que la información contenida en una base de datos de LA COMPAÑÍA, debe ser objeto de rectificación, corrección, actualización, supresión o se observe el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes legales, podrá realizar reclamaciones a por medio de cualquiera de los canales de comunicación ilustrados anteriormente. Una vez recibida la respectiva reclamación LA COMPAÑÍA contará con el término quince (15) días hábiles para resolverla, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible dar trámite al requerimiento, dentro de dicho término, se informará al interesado con dos (2) días hábiles previos al vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

En caso de que LA COMPAÑÍA, no sea competente para resolver el reclamo presentado, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Si el reclamo resulta incompleto, LA COMPAÑÍA requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de la reclamación.

Una vez recibido el reclamo, LA COMPAÑÍA incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

  • SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

LA COMPAÑÍA cuenta con infraestructura y mecanismos de seguridad técnica, humana y administrativa para salvaguardar la información de los titulares, e impedir el acceso no autorizados a sus datos o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de los mismos.

El acceso a los datos personales está restringido a empleados, contratistas, representantes y agentes de LA COMPAÑÍA encargados del tratamiento de los datos personales y/o que necesitan conocer los mismos para desempeñar sus funciones y desarrollar el objeto social de la empresa.

De igual manera se informa que los datos recolectados podrán ser almacenados y/o procesados en servidores, bien sean propios o contratados con terceros proveedores, así como en medio físico y/o magnético directamente ubicado en las instalaciones del LA COMPAÑÍA, lo cual es autorizado por los titulares de la información al momento de aceptar el tratamiento de sus datos personales.

  • CESIÓN DE DATOS

Cuando por motivos contractuales los proveedores, prestadores de servicios o terceros colaboradores de LA COMPAÑÍA  soliciten la cesión de la información contenida en bases de datos que maneja la empresa, deberá expresar por escrito, de manera clara e inequívoca, la necesidad que motiva dicha petición, confirmará que para el uso de la información contenida en esa (s) base (s) de datos se acogerá a la política para el tratamiento de datos personales implementada por LA COMPAÑÍA  y hará saber las medidas de seguridad utilizadas una vez sea entregada la base de datos solicitada.

  • VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Los datos personales incorporados en la Base de Datos de LA COMPAÑÍA   Estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades y para permitir el cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales, plazo que generalmente es de diez (10) años contados a partir del último tratamiento realizado. Una vez vencidos estos plazos y de acuerdo a lo establecido en normatividad referente a archivo de datos, se procederá a la eliminación de los archivos físicos y/o magnéticos que contengan la información personal, así como los datos personales que figuren en las bases de datos.

Se exceptúan del plazo anteriormente indicado, las bases de datos correspondientes a relaciones de tipo laboral, las cuales deberán ser conservadas por un período mínimo de treinta (30) años.

  • PUBLICIDAD Y VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se hará pública y se entenderá vigente desde el día veinte (20) de junio de 2017.

DAVID ANDRÉS OLAYA BETANCOURT
Representante Legal

MINERA GUAYAQUIL S.A.S.